دو. نامه اداری

نامه اداری معمولا میان دو شخص حقوقی یا یک شخص حقیقی با شخص حقوقی مبادله می شود. دو شرط اصلی نگارش نامه اداری ، یکی رسمیت وتبعیت از قواعد اداری است ، اگرچه خشک ومخالف ذوق باشد ودیگری جدّیت. نیز این ویژگی ها را در نامه اداری توصیه می کنیم :

یکم. نوشتن روی کاغذ خوب وتمیز وبزرگ با حواشی کافی وفاصله سطرها.

دوم. نگارش روی یک طرف کاغذ.

سوم. درج عنوان محترمانه گیرنده در سمت راست بالای صفحه با قدری فاصله از سرصفحه.

چهارم. درج نام وامضای نویسنده در پایان نامه ، سمت چپ.

پنجم. نگارش نشانی وشماره تلفن در سمت راست پایین صفحه.

ششم. افزودن ضمائم واسناد لازم وتصریح به تعداد صفحات آنها در خودِ نامه.

هفتم. درج تاریخ نگارش نامه در سمت چپ بالای صفحه.

هشتم. پرهیز از تعارف های مرسوم نامه های خصوصی.

نهم. دوری از چاپلوسی ونیز پرهیز از لحن آمرانه.

دهم. نوشتن مطالب با روشنی تمام به دور از هر گونه ایهام وابهام.

یازدهم. بیان استدلال ها وبراهین ، به هنگام لزوم.

دوازدهم. رعایت اختصارِ کامل.

اکنون نمونه ای از یک نامه اداری خطاب به سردبیر مجلّه ای را بنگرید :

تاریخ : ٧ / ٣ / ١٣٧٦

پیوست : سه صفحه

سردبیر گرامی مجلّه وزین …

سلامٌ علیکم!

به پیوست ، مقاله ای با نام «نگذاریم فرهنگ بسیج فراموش شود» در سه صفحه تقدیم می گردد که امید است مورد قبول جناب عالی وهیأت محترم تحریریه قرار گیرد وشایسته چاپ در آن مجلّه ارجمند باشد. از عنایت شما سپاسگزارم.

نام ونام خانوادگی

امضا

نشانی : …

شماره تلفن : …

۳۹۱۱